FUNCIONES DE LA SECCION DOCUMENTAL DE LA FGN

Funciones Sección de Gestión Documental
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Las funciones de la Sección de Gestión Documental se encuentran contenidas en la Resolución 0-0649 de 2003:

1. Seleccionar, organizar, describir, conservar, servir y difundir los fondos del archivo central y el patrimonio documental de la entidad, con el fin de garantizar su utilidad como salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y en la toma de decisiones y como fuente de información, facilitando su acceso y difusión.

2. Colaborar con los entes directivos en el establecimiento de la política archivística de la institución.

3. Diseñar, implementar, desarrollar y mantener el sistema de gestión documental de la entidad.

4. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los archivos que integran el sistema de archivos de la Fiscalía General de la Nación a nivel central y seccional, quienes deberán regirse por los lineamientos establecidos por el grupo de gestión documental, acorde con la normatividad vigente y con las políticas, orientaciones y metodología fijada por el Archivo General de la Nación.

5. Desarrollar en su ámbito, programas de gestión de calidad, planes de evaluación de servicios y programas de formación de usuarios.
6. Proyectar y proponer, para su aprobación o reforma, el reglamento general de archivo y correspondencia de la Fiscalía General de la Nación.

7. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales,

8. Elaborar las normas técnicas necesarias para realizar una correcta gestión, organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales existentes.

9. Promover las actividades -cursos, visitas, seminarios, exposiciones, actos, publicaciones etc.- que se consideren convenientes, como apoyo a la docencia y para integrar el servicio de archivo en la vida administrativa de la entidad.

10. Establecer relaciones de apoyo a fin de fomentar las relaciones de cooperación y el uso compartido de recursos de todo tipo.

11. Velar por la aplicación, evaluación, seguimiento y actualización de la tabla de retención documental a nivel nacional, tomando los correctivos necesarios en los casos en que esta no sea aplicada de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la normatividad vigente sobre la materia.

Artículo 39. El desarrollo de acciones en materia archivística a nivel central y seccional, estará supeditado a la presentación, análisis y aprobación por parte del grupo de gestión documental, quien será el encargado de emitir los conceptos de viabilidad respectivos para el desarrollo de proyectos archivísticos a nivel seccional, con el fin de garantizar la normalización de la gestión documental y la aplicación de criterios unificados en materia documental.