PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES

Cuantos folios debe contener una carpeta de archivo
R/: Las carpetas podrán tener tantos folios como lo permita el gancho que contendrá la documentación.
En los casos de expedientes penales, se aconseja que cada cuaderno no supere los 300 folios, por efectos de requerimientos de juzgados.
2. Donde y como se deben foliar las carpetas?
R/: Las carpetas se foliaran en la esquina superior derecha a lápiz negro.
3. Si existe error en la foliación o existe necesidad de refoliar y esta fue realizada a tinta. Que se debe hacer?
R/: En cualquier caso la foliación debe realizarse a lápiz negro, no obstante si existe error en la foliación y no es factible borrar la numeración equivocada, se recomiendo pasar una línea diagonal a la foliación incorrecta y refoliar al lado .
4. Cuando debo colocar el sticker en las carpetas?
R/: Los stickers deberán ser colocados inmediatamente se abre una nueva carpeta, diligenciando los datos solicitados. La información que no sufre ningún cambio podrá ser diligenciada a esfero o en computador, los demás campos que puedan variar se diligenciaran provisionalmente a lápiz negro.
A partir del mes de Septiembre de 2010, se ha implementado nuevas carpetas las cuales traen pre-impreso el rotulo.
5. Cual es el formato para inventario de documentos en el archivo de gestión?
R/: El formato para inventario administrativo es el FGN-61100-F02 y para expedientes el FGN-61100-F03, estos formatos también sirven para hacer transferencias al Archivo Central y para Descarte, solo debe cambiar el destino en la casilla para tal fin y llenar los campos que le sean aplicables según el destino que le vaya a dar a la documentación allí relacionada, descárguelos en nuestra sección de FORMATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
6. Quisiéramos saber si los stickers de los juegos de tapas legajadoras se diligencias a lápiz o esfero? - Fiscalía Libertad Individual – Bogotá.
R/: El diligenciamiento de los stickers o rotulos pre- impresos se debe realizar mediante computador o en esfero en el caso de los rotulos pre impresos, a excepción de aquellos campos que indican el estado actual de la carpeta o expediente, es decir los campos AG- Archivo de Gestión, AC- Archivo Central, Numero de Carpeta y Caja los cuales pueden cambiar según la etapa de archivo en la que se encuentre, por tanto deberán diligenciarse a lápiz.
7. Que se debe hacer para la creación de una tabla de retención propia de la Unidad?, toda vez que muchas de las series documentales de la TRD de la Dirección Seccional de Fiscalías no aplica para nuestro trabajo, además no estamos de acuerdo con el tiempo de retención en el archivo de gestión (o de oficina) y su disposición final?
R/: Para realizar la creación de una TRD. se debe contar con el acto administrativo de creación del área interesada, toda vez que la TRD debe representar la estructura orgánico funcional real de la entidad, en caso contrario, el área dependerá directamente de la dependencia a la que por jerarquía esta adscrita y en ella encontrará las series documentales que le sean aplicables según su función.
Los tiempos de retención y disposición de las series han sido objeto de estudios previos por tal razón en caso de tener inquietudes sobre el particular deberán solicitar a través del área competente una revisión justificada a estos tiempos y disposiciones con el fin de analizar posibles ajustes a las TRD. en todo caso debe tenerse en cuenta que los cambios no afectarán solamente a un área sino a todas aquellas que dependan de la misma.
8. Cual es la diferencia entre DOCUMENTO FACILITATIVO, DOCUMENTO SUSTANTIVO Y DOCUMENTO DE APOYO? Cual es el tiempo de retención y la forma de archivo?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que los Documentos Facilitativos y los Documentos de Apoyo son sinónimos, la diferencia entre estos y los DOCUMENTOS SUSTANTIVOS, puede ser consultada en el siguiente Link: CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Págs. 18 y 19. En todo caso, es importante no confundir los Documentos Facilitativos con los Registros Facilitativos, ver página 20 de la misma cartilla.
9.Para la gestión de correspondencia en las dependencias donde no se cuenta con el sistema Hermes, al utilizar la planilla para registro de correspondencia recibida (FGN-61100-AC-F19) no se hace necesario emplear el libro radicador de correspondencia ? o necesariamente se debe contar con los dos tipos de registros?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que tanto los libros radicadores, como el formato FGN-61100-AC-F19, se encuentran incluidos dentro de la Serie Documental, 066-03 REGISTROS DE CORRESPONDENCIA, como tipos documentales, para dar respuesta a aquellas áreas que anterior a la publicación del formato venían trabajando con estos libros, sin embargo en la actualidad deberá emplearse solo el formato, ya que se encuentra normalizado por el SGC.
10. Existe un instructivo para el manejo del formato único de inventario, transferencia y/o descarte expedientes penales?
R:/ Si, el instructivo para el Formato de Inventario, transferencia y descarte documental de Expedientes Penales, se encuentra ubicado en la Pagina Intranet de la Sección de Gestión Documental, en el link FORMATOS, donde encontrara los formatos del proceso, como los instructivos de los mismos. http://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOSGD.html
11. En los municipios donde existen Unidades únicas, que formatos se deben llevar en la Recepción y Envío de Correspondencia?
R:/ En el nivel Seccional el formato de recepción de correspondencia que debe emplearse cuando el proceso se realiza manual, es el FGN-61100-AC-F19, para el envío de correspondencia deberá emplearse la planilla normalizada por 4-72 de acuerdo con la modalidad de envío que sea seleccionada.
12. En vista que a la fecha aún hay inquietud por parte de los Analistas de Sistemas en las Seccionales Administrativas y Financieras sobre, si deben utilizar la tabla de Retención Documental (TRD) de la Seccional, la de la Oficina de Informática, o diseñar una propia. Solicitamos por este medio dar claridad al respecto.
R:/ Teniendo en cuenta que la Oficina de Sistema del Nivel Central, tiene representación en las diferentes seccionales a través de los respectivos analistas, quienes administrativamente dependen de la Dirección Seccional pero a nivel funcional de la Oficina del Nivel central, no es factible crear una tabla de retención documental para cada seccional, por tanto el procedimiento es tomar de la Tabla de la Oficina de Informática aquellas series que les son aplicables en cada seccional y solicitar a la Sección de Gestión Documental mediante oficio, se incluyan tales series en la TRD de la Dirección Seccional Administrativa correspondiente.
13. Cuando un asunto tiene más de 2 carpetas ¿ la foliación se ha ce consecutiva o por carpeta?
R:/ Atendiendo la guía de foliación remitida por el AGN, hay que determinar en primera instancia si se trata de series simples o series compuestas, en el primer caso la foliación de realiza de forma independiente en el segundo se realizará de forma consecutiva.