Por primera vez en España, Tecnocom, en colaboración con Fujitsu, ha desarrollado, para el Departamento de Justicia de Catalunya, un avanzado proyecto tecnológico que permite identificar y localizar de forma inmediata cualquier expediente judicial.
Cada documento será identificado y localizado de forma inmediata gracias a la implantación de un chip en cada dossier que es depositado en los juzgados. Esta tecnología permitirá el acceso inmediato de cualquier expediente desde que finalice su tramitación hasta que sea transferido al archivo central, lo que facilitará cualquier tipo de consulta que sea necesaria.
La técnica utilizada es la identificación por radiofrecuencia- ondas de radio- (solución RDID) en la que Tecnocom ha desarrollado la aplicación de usuario que se ejecuta en un dispositivo móvil PDA con enlace a los sistemas corporativos del Departamento de Justicia, y Fujitsu ha suministrado el equipamiento RFID e interfases necesarias.
martes, 15 de noviembre de 2011
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).
De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).
Definiciones:
1.Folio: Hoja.
2.Foliar: Acción de numerar hojas.
3.Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
4.Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5.Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6.Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7.Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
Requisitos:
1.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4.Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).
De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).
Definiciones:
1.Folio: Hoja.
2.Foliar: Acción de numerar hojas.
3.Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
4.Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5.Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6.Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7.Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
Requisitos:
1.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3.La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4.Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
lunes, 14 de noviembre de 2011
PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES
Cuantos folios debe contener una carpeta de archivo
R/: Las carpetas podrán tener tantos folios como lo permita el gancho que contendrá la documentación.
En los casos de expedientes penales, se aconseja que cada cuaderno no supere los 300 folios, por efectos de requerimientos de juzgados.
2. Donde y como se deben foliar las carpetas?
R/: Las carpetas se foliaran en la esquina superior derecha a lápiz negro.
3. Si existe error en la foliación o existe necesidad de refoliar y esta fue realizada a tinta. Que se debe hacer?
R/: En cualquier caso la foliación debe realizarse a lápiz negro, no obstante si existe error en la foliación y no es factible borrar la numeración equivocada, se recomiendo pasar una línea diagonal a la foliación incorrecta y refoliar al lado .
4. Cuando debo colocar el sticker en las carpetas?
R/: Los stickers deberán ser colocados inmediatamente se abre una nueva carpeta, diligenciando los datos solicitados. La información que no sufre ningún cambio podrá ser diligenciada a esfero o en computador, los demás campos que puedan variar se diligenciaran provisionalmente a lápiz negro.
A partir del mes de Septiembre de 2010, se ha implementado nuevas carpetas las cuales traen pre-impreso el rotulo.
5. Cual es el formato para inventario de documentos en el archivo de gestión?
R/: El formato para inventario administrativo es el FGN-61100-F02 y para expedientes el FGN-61100-F03, estos formatos también sirven para hacer transferencias al Archivo Central y para Descarte, solo debe cambiar el destino en la casilla para tal fin y llenar los campos que le sean aplicables según el destino que le vaya a dar a la documentación allí relacionada, descárguelos en nuestra sección de FORMATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
6. Quisiéramos saber si los stickers de los juegos de tapas legajadoras se diligencias a lápiz o esfero? - Fiscalía Libertad Individual – Bogotá.
R/: El diligenciamiento de los stickers o rotulos pre- impresos se debe realizar mediante computador o en esfero en el caso de los rotulos pre impresos, a excepción de aquellos campos que indican el estado actual de la carpeta o expediente, es decir los campos AG- Archivo de Gestión, AC- Archivo Central, Numero de Carpeta y Caja los cuales pueden cambiar según la etapa de archivo en la que se encuentre, por tanto deberán diligenciarse a lápiz.
7. Que se debe hacer para la creación de una tabla de retención propia de la Unidad?, toda vez que muchas de las series documentales de la TRD de la Dirección Seccional de Fiscalías no aplica para nuestro trabajo, además no estamos de acuerdo con el tiempo de retención en el archivo de gestión (o de oficina) y su disposición final?
R/: Para realizar la creación de una TRD. se debe contar con el acto administrativo de creación del área interesada, toda vez que la TRD debe representar la estructura orgánico funcional real de la entidad, en caso contrario, el área dependerá directamente de la dependencia a la que por jerarquía esta adscrita y en ella encontrará las series documentales que le sean aplicables según su función.
Los tiempos de retención y disposición de las series han sido objeto de estudios previos por tal razón en caso de tener inquietudes sobre el particular deberán solicitar a través del área competente una revisión justificada a estos tiempos y disposiciones con el fin de analizar posibles ajustes a las TRD. en todo caso debe tenerse en cuenta que los cambios no afectarán solamente a un área sino a todas aquellas que dependan de la misma.
8. Cual es la diferencia entre DOCUMENTO FACILITATIVO, DOCUMENTO SUSTANTIVO Y DOCUMENTO DE APOYO? Cual es el tiempo de retención y la forma de archivo?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que los Documentos Facilitativos y los Documentos de Apoyo son sinónimos, la diferencia entre estos y los DOCUMENTOS SUSTANTIVOS, puede ser consultada en el siguiente Link: CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Págs. 18 y 19. En todo caso, es importante no confundir los Documentos Facilitativos con los Registros Facilitativos, ver página 20 de la misma cartilla.
9.Para la gestión de correspondencia en las dependencias donde no se cuenta con el sistema Hermes, al utilizar la planilla para registro de correspondencia recibida (FGN-61100-AC-F19) no se hace necesario emplear el libro radicador de correspondencia ? o necesariamente se debe contar con los dos tipos de registros?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que tanto los libros radicadores, como el formato FGN-61100-AC-F19, se encuentran incluidos dentro de la Serie Documental, 066-03 REGISTROS DE CORRESPONDENCIA, como tipos documentales, para dar respuesta a aquellas áreas que anterior a la publicación del formato venían trabajando con estos libros, sin embargo en la actualidad deberá emplearse solo el formato, ya que se encuentra normalizado por el SGC.
10. Existe un instructivo para el manejo del formato único de inventario, transferencia y/o descarte expedientes penales?
R:/ Si, el instructivo para el Formato de Inventario, transferencia y descarte documental de Expedientes Penales, se encuentra ubicado en la Pagina Intranet de la Sección de Gestión Documental, en el link FORMATOS, donde encontrara los formatos del proceso, como los instructivos de los mismos. http://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOSGD.html
11. En los municipios donde existen Unidades únicas, que formatos se deben llevar en la Recepción y Envío de Correspondencia?
R:/ En el nivel Seccional el formato de recepción de correspondencia que debe emplearse cuando el proceso se realiza manual, es el FGN-61100-AC-F19, para el envío de correspondencia deberá emplearse la planilla normalizada por 4-72 de acuerdo con la modalidad de envío que sea seleccionada.
12. En vista que a la fecha aún hay inquietud por parte de los Analistas de Sistemas en las Seccionales Administrativas y Financieras sobre, si deben utilizar la tabla de Retención Documental (TRD) de la Seccional, la de la Oficina de Informática, o diseñar una propia. Solicitamos por este medio dar claridad al respecto.
R:/ Teniendo en cuenta que la Oficina de Sistema del Nivel Central, tiene representación en las diferentes seccionales a través de los respectivos analistas, quienes administrativamente dependen de la Dirección Seccional pero a nivel funcional de la Oficina del Nivel central, no es factible crear una tabla de retención documental para cada seccional, por tanto el procedimiento es tomar de la Tabla de la Oficina de Informática aquellas series que les son aplicables en cada seccional y solicitar a la Sección de Gestión Documental mediante oficio, se incluyan tales series en la TRD de la Dirección Seccional Administrativa correspondiente.
13. Cuando un asunto tiene más de 2 carpetas ¿ la foliación se ha ce consecutiva o por carpeta?
R:/ Atendiendo la guía de foliación remitida por el AGN, hay que determinar en primera instancia si se trata de series simples o series compuestas, en el primer caso la foliación de realiza de forma independiente en el segundo se realizará de forma consecutiva.
R/: Las carpetas podrán tener tantos folios como lo permita el gancho que contendrá la documentación.
En los casos de expedientes penales, se aconseja que cada cuaderno no supere los 300 folios, por efectos de requerimientos de juzgados.
2. Donde y como se deben foliar las carpetas?
R/: Las carpetas se foliaran en la esquina superior derecha a lápiz negro.
3. Si existe error en la foliación o existe necesidad de refoliar y esta fue realizada a tinta. Que se debe hacer?
R/: En cualquier caso la foliación debe realizarse a lápiz negro, no obstante si existe error en la foliación y no es factible borrar la numeración equivocada, se recomiendo pasar una línea diagonal a la foliación incorrecta y refoliar al lado .
4. Cuando debo colocar el sticker en las carpetas?
R/: Los stickers deberán ser colocados inmediatamente se abre una nueva carpeta, diligenciando los datos solicitados. La información que no sufre ningún cambio podrá ser diligenciada a esfero o en computador, los demás campos que puedan variar se diligenciaran provisionalmente a lápiz negro.
A partir del mes de Septiembre de 2010, se ha implementado nuevas carpetas las cuales traen pre-impreso el rotulo.
5. Cual es el formato para inventario de documentos en el archivo de gestión?
R/: El formato para inventario administrativo es el FGN-61100-F02 y para expedientes el FGN-61100-F03, estos formatos también sirven para hacer transferencias al Archivo Central y para Descarte, solo debe cambiar el destino en la casilla para tal fin y llenar los campos que le sean aplicables según el destino que le vaya a dar a la documentación allí relacionada, descárguelos en nuestra sección de FORMATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
6. Quisiéramos saber si los stickers de los juegos de tapas legajadoras se diligencias a lápiz o esfero? - Fiscalía Libertad Individual – Bogotá.
R/: El diligenciamiento de los stickers o rotulos pre- impresos se debe realizar mediante computador o en esfero en el caso de los rotulos pre impresos, a excepción de aquellos campos que indican el estado actual de la carpeta o expediente, es decir los campos AG- Archivo de Gestión, AC- Archivo Central, Numero de Carpeta y Caja los cuales pueden cambiar según la etapa de archivo en la que se encuentre, por tanto deberán diligenciarse a lápiz.
7. Que se debe hacer para la creación de una tabla de retención propia de la Unidad?, toda vez que muchas de las series documentales de la TRD de la Dirección Seccional de Fiscalías no aplica para nuestro trabajo, además no estamos de acuerdo con el tiempo de retención en el archivo de gestión (o de oficina) y su disposición final?
R/: Para realizar la creación de una TRD. se debe contar con el acto administrativo de creación del área interesada, toda vez que la TRD debe representar la estructura orgánico funcional real de la entidad, en caso contrario, el área dependerá directamente de la dependencia a la que por jerarquía esta adscrita y en ella encontrará las series documentales que le sean aplicables según su función.
Los tiempos de retención y disposición de las series han sido objeto de estudios previos por tal razón en caso de tener inquietudes sobre el particular deberán solicitar a través del área competente una revisión justificada a estos tiempos y disposiciones con el fin de analizar posibles ajustes a las TRD. en todo caso debe tenerse en cuenta que los cambios no afectarán solamente a un área sino a todas aquellas que dependan de la misma.
8. Cual es la diferencia entre DOCUMENTO FACILITATIVO, DOCUMENTO SUSTANTIVO Y DOCUMENTO DE APOYO? Cual es el tiempo de retención y la forma de archivo?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que los Documentos Facilitativos y los Documentos de Apoyo son sinónimos, la diferencia entre estos y los DOCUMENTOS SUSTANTIVOS, puede ser consultada en el siguiente Link: CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Págs. 18 y 19. En todo caso, es importante no confundir los Documentos Facilitativos con los Registros Facilitativos, ver página 20 de la misma cartilla.
9.Para la gestión de correspondencia en las dependencias donde no se cuenta con el sistema Hermes, al utilizar la planilla para registro de correspondencia recibida (FGN-61100-AC-F19) no se hace necesario emplear el libro radicador de correspondencia ? o necesariamente se debe contar con los dos tipos de registros?
R:/ En primer lugar es necesarios aclarar que tanto los libros radicadores, como el formato FGN-61100-AC-F19, se encuentran incluidos dentro de la Serie Documental, 066-03 REGISTROS DE CORRESPONDENCIA, como tipos documentales, para dar respuesta a aquellas áreas que anterior a la publicación del formato venían trabajando con estos libros, sin embargo en la actualidad deberá emplearse solo el formato, ya que se encuentra normalizado por el SGC.
10. Existe un instructivo para el manejo del formato único de inventario, transferencia y/o descarte expedientes penales?
R:/ Si, el instructivo para el Formato de Inventario, transferencia y descarte documental de Expedientes Penales, se encuentra ubicado en la Pagina Intranet de la Sección de Gestión Documental, en el link FORMATOS, donde encontrara los formatos del proceso, como los instructivos de los mismos. http://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOSGD.html
11. En los municipios donde existen Unidades únicas, que formatos se deben llevar en la Recepción y Envío de Correspondencia?
R:/ En el nivel Seccional el formato de recepción de correspondencia que debe emplearse cuando el proceso se realiza manual, es el FGN-61100-AC-F19, para el envío de correspondencia deberá emplearse la planilla normalizada por 4-72 de acuerdo con la modalidad de envío que sea seleccionada.
12. En vista que a la fecha aún hay inquietud por parte de los Analistas de Sistemas en las Seccionales Administrativas y Financieras sobre, si deben utilizar la tabla de Retención Documental (TRD) de la Seccional, la de la Oficina de Informática, o diseñar una propia. Solicitamos por este medio dar claridad al respecto.
R:/ Teniendo en cuenta que la Oficina de Sistema del Nivel Central, tiene representación en las diferentes seccionales a través de los respectivos analistas, quienes administrativamente dependen de la Dirección Seccional pero a nivel funcional de la Oficina del Nivel central, no es factible crear una tabla de retención documental para cada seccional, por tanto el procedimiento es tomar de la Tabla de la Oficina de Informática aquellas series que les son aplicables en cada seccional y solicitar a la Sección de Gestión Documental mediante oficio, se incluyan tales series en la TRD de la Dirección Seccional Administrativa correspondiente.
13. Cuando un asunto tiene más de 2 carpetas ¿ la foliación se ha ce consecutiva o por carpeta?
R:/ Atendiendo la guía de foliación remitida por el AGN, hay que determinar en primera instancia si se trata de series simples o series compuestas, en el primer caso la foliación de realiza de forma independiente en el segundo se realizará de forma consecutiva.
FUNCIONES DE LA SECCION DOCUMENTAL DE LA FGN
Funciones Sección de Gestión Documental
________________________________________
Las funciones de la Sección de Gestión Documental se encuentran contenidas en la Resolución 0-0649 de 2003:
1. Seleccionar, organizar, describir, conservar, servir y difundir los fondos del archivo central y el patrimonio documental de la entidad, con el fin de garantizar su utilidad como salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y en la toma de decisiones y como fuente de información, facilitando su acceso y difusión.
2. Colaborar con los entes directivos en el establecimiento de la política archivística de la institución.
3. Diseñar, implementar, desarrollar y mantener el sistema de gestión documental de la entidad.
4. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los archivos que integran el sistema de archivos de la Fiscalía General de la Nación a nivel central y seccional, quienes deberán regirse por los lineamientos establecidos por el grupo de gestión documental, acorde con la normatividad vigente y con las políticas, orientaciones y metodología fijada por el Archivo General de la Nación.
5. Desarrollar en su ámbito, programas de gestión de calidad, planes de evaluación de servicios y programas de formación de usuarios.
6. Proyectar y proponer, para su aprobación o reforma, el reglamento general de archivo y correspondencia de la Fiscalía General de la Nación.
7. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales,
8. Elaborar las normas técnicas necesarias para realizar una correcta gestión, organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales existentes.
9. Promover las actividades -cursos, visitas, seminarios, exposiciones, actos, publicaciones etc.- que se consideren convenientes, como apoyo a la docencia y para integrar el servicio de archivo en la vida administrativa de la entidad.
10. Establecer relaciones de apoyo a fin de fomentar las relaciones de cooperación y el uso compartido de recursos de todo tipo.
11. Velar por la aplicación, evaluación, seguimiento y actualización de la tabla de retención documental a nivel nacional, tomando los correctivos necesarios en los casos en que esta no sea aplicada de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la normatividad vigente sobre la materia.
Artículo 39. El desarrollo de acciones en materia archivística a nivel central y seccional, estará supeditado a la presentación, análisis y aprobación por parte del grupo de gestión documental, quien será el encargado de emitir los conceptos de viabilidad respectivos para el desarrollo de proyectos archivísticos a nivel seccional, con el fin de garantizar la normalización de la gestión documental y la aplicación de criterios unificados en materia documental.
________________________________________
Las funciones de la Sección de Gestión Documental se encuentran contenidas en la Resolución 0-0649 de 2003:
1. Seleccionar, organizar, describir, conservar, servir y difundir los fondos del archivo central y el patrimonio documental de la entidad, con el fin de garantizar su utilidad como salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y en la toma de decisiones y como fuente de información, facilitando su acceso y difusión.
2. Colaborar con los entes directivos en el establecimiento de la política archivística de la institución.
3. Diseñar, implementar, desarrollar y mantener el sistema de gestión documental de la entidad.
4. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los archivos que integran el sistema de archivos de la Fiscalía General de la Nación a nivel central y seccional, quienes deberán regirse por los lineamientos establecidos por el grupo de gestión documental, acorde con la normatividad vigente y con las políticas, orientaciones y metodología fijada por el Archivo General de la Nación.
5. Desarrollar en su ámbito, programas de gestión de calidad, planes de evaluación de servicios y programas de formación de usuarios.
6. Proyectar y proponer, para su aprobación o reforma, el reglamento general de archivo y correspondencia de la Fiscalía General de la Nación.
7. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales,
8. Elaborar las normas técnicas necesarias para realizar una correcta gestión, organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales existentes.
9. Promover las actividades -cursos, visitas, seminarios, exposiciones, actos, publicaciones etc.- que se consideren convenientes, como apoyo a la docencia y para integrar el servicio de archivo en la vida administrativa de la entidad.
10. Establecer relaciones de apoyo a fin de fomentar las relaciones de cooperación y el uso compartido de recursos de todo tipo.
11. Velar por la aplicación, evaluación, seguimiento y actualización de la tabla de retención documental a nivel nacional, tomando los correctivos necesarios en los casos en que esta no sea aplicada de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la normatividad vigente sobre la materia.
Artículo 39. El desarrollo de acciones en materia archivística a nivel central y seccional, estará supeditado a la presentación, análisis y aprobación por parte del grupo de gestión documental, quien será el encargado de emitir los conceptos de viabilidad respectivos para el desarrollo de proyectos archivísticos a nivel seccional, con el fin de garantizar la normalización de la gestión documental y la aplicación de criterios unificados en materia documental.
sábado, 12 de noviembre de 2011
jueves, 3 de noviembre de 2011
lunes, 31 de octubre de 2011
COMO YA SABEMOS UN PROCESO JUDICIAL PUEDE INICIAR POR FUENTES FORMALES COMO SON LA DENUNCIA, LA QUERELLA Y DELITOS QUE REQUIEREN PETICIÓN ESPECIAL ART. 75 DEL C.P.P. O POR FUENTES NO FORMALES COMO SON LOS ACTOS URGENTES EN SITUACIONES DE FLAGRANCIA; POR LO CUAL VAMOS A SEÑALAR EL CONTENIDO DE UNA CARPETA JUDICIAL LLEVADA EN EL NUEVO SISTEMA PENAL ORAL ACUSATORIO (LEY 906 DE 2004) E INICIADA EN LA FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN Y ASI VER SU ESTRUCTURA PROCESAL:
· SE DILIGENCIA EL FORMATO DE INFORME DE LA POLICIA DE VIGILANCIA EN CASOS DE CAPTURA EN FLAGRANCIA (FPJ5),
· ACTA DE DERECHOS DEL CAPTURADO POR CAPTURA EN FLAGRANCIA (FPJ6)
· FORMATO UNICO DE NOTICIA CRIMINAL, ES DECIR LA DENUNCIA PENAL INTERPUESTA POR DENUNCIANTE O VICTIMA DEL HECHO CRIMINAL DONDE DESCRIBE TODAS LAS CIRCUNSTANCIAS DE TIEMPO, MODO Y LUGAR EN QUE SE PRESENTARON ESOS HECHOS (FPJ2)
· RESEÑA DECADACTILAR Y FOTOGRAFIAS DE LOS PRESUNTOS INDICIADOS (PERSONA QUE COMETIO EL ILICITO) CON EL FORMATO DE INDIVIDUALIZACION CON SUS DATOS PERSONALES, CARACTERISTICAS FISICAS Y MORFOLOGICAS Y FOTOGRAFIA DE FRENTE.
· OFICIO SOBRE SOLICITUD DE ANTECEDENTES PENALES A LA AUTORIDAD QUE LOS SUMINISTRA DE LOS PRESUNTOS INDICIADOS.
· REALIZACION DE ENTREVISTAS A LOS TESTIGOS PRESENCIALES DE LOS HECHOS O DE QUIEN TENGA CONOCIMIENTO SOBRE LOS HECHOS INVESTIGADOS
· INFORME DE INVESTIGADOR DE LABORATORIO (FPJ13) SOBRE PLENA IDENTIDAD DEL INDICIADO, PUEDE REALIZARSE DIFERENTES INFORMES DE LABORATORIO, CUMPLIENDO ORDENES REALIZADA POR EL FISCAL QUIEN ES EL DIRECTOR DE LA INVESTIGACION
· OFICIOS REALIZANDO DIFERENTES PETICIONES A ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS TENIENDO EN CUENTA EL HECHO INVESTIGADO
· ORDENES A POLICIA JUDICIAL DADAS POR EL FISCAL DE TURNO PARA LA REALIZACION DE ACTUACIONES DE POLICIA JUDICIAL, COMO POR EJEMPLO ENTREGA DE ELEMENTOS INCAUTADOS Y PRODUCTOS DEL DELITO A SU PROPIETARIO, REALIZAR ANALISIS BALISTICO DE ARMAS, ETC.
· INFORMES DE INVESTIGADOR DE CAMPO (FPJ11)
· VERIFICACION DE ARRAIGO FAMILIAR DEL INDICIADO
· INFORME EJECUTIVO DE TODAS LAS ACTUACIONES POR PARTE DE LA POLICIA JUDICIAL CUANDO SON EN ACTOS URGENTES (FPJ3) EL CUAL SE ENTREGA AL FISCAL
· FORMATO DILIGENCIADO DE SOLICITUD DE AUDIENCIA PRELIMINAR PARA LA LEGALIZACION DE CAPTURA EN FLAGRANCIA, FORMULACION DE IMPUTACION Y SOLICITUD DE MEDIDA DE ASEGURAMIENTO DEPENDIENTE EL DELITO Y SI ESTE DELITO AMERITA LA SOLICITUD DE MEDIDA DE ASEGURAMIENTO CON DETENCION PREVENTIVA EL CUAL HACE EL FISCAL AL JUEZ DE CONTROL DE GARANTIAS.
· CONTINUA CON ACTA DE AUDIENCIA ARRIBA SEÑALADA, DONDE EL JUEZ CON FUNCIONES DE CONTROL DE GARANTIAS IMPARTE LA LEGALIDAD A LA CAPTURA DEL INDICIADO, IGUALMENTE LA VALIDEZ A LA FORMULACION DE IMPUTACION REALIZADA POR LA FISCALIA, EL CONTENIDO DEL ART. 97 DEL C.P.P. ADVIRTIENDOSELE AL AHORA IMPUTADO QUE NO DEBE ENAJENAR BIENES INMUEBLES DE SU PROPIEDAD SUJETOS A REGISTRO POR EL TERMINO DE SEIS MESES. EL IMPUTADO NO ACEPTA LOS CARGOS. EL JUEZ DE CONTROL DE GARANTIAS IMPONE LA MEDIDA DE ASEGURAMIENTO EN CONTRA DEL IMPUTADO, CONSISTENTE EN DETENCION PREVENTIVA EN SITIO DE RECLUSIÓN ART. 307 LITERAL A NUMERAL 1 DEL C.P.P. POR CUANTO SE DAN LOS REQUISITOS LEGALES Y CONSTITUCIONALES. SE LIBRA LA ORDEN DETENCION DIRIGIDA A LA CARCEL DE LA CIUDAD. SIN RECURSOS. FIRMA EL JUEZ
· CD DE AUDIO QUE CONTIENE LA AUDIENCIA PREDICHA.
· PUEDE SUCEDER QUE SE REQUIERA UNA AUDIENCIA PARA ADICION DE FORMULACION DE IMPUTACION ENTONCES SE DILIGENCIA FORMATO DE SOLICITUD DE AUDIENCIA PRELIMINAR EN EL DELITO DE FABRICACIÓN, TRÁFICO O PORTE DE ARMAS DE FUEGO O MUNICIONES DE DEFENSA PERSONAL ART. 356 INCISO 2 NUMERAL 1
· ACTA DE AUDIENCIA DE ADICION DE IMPUTACION DONDE UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS PARTES ASISTENTES A LA AUDIENCIA LA FISCALIA ADICIONA LA IMPUTACION REALIZADA EN FECHA CORRESPONDIENTE AGREGANDOLE EL AGRAVANTE SEÑALADO EN EL ART. 365 NUMERAL 1 DEL CP., POR LO QUE UNA VEZ LEIDOS LOS DERECHOS AL IMPUTADO SE LE INDAGÓ SI ERA SU QUERER ALLANARSE A LOS CARGOS (ES DECIR ACEPTAR LOS CARGOS QUE LE IMPUTA LA FISCALIA YA SEÑALADOS) ACEPTANDO.
· POR TAL RAZON SE REALIZA EL ESCRITO DE ACUSACION CON ALLANAMIENTO
· POSTERIORMENTE SE EFECTUA AUDIENCIA DE VERIFICACION DE ALLANAMIENTO POR PARTE DEL JUZGADO CON FUNCIONES DE CONOCIMIENTO, EN ESTE SE VERIFICA LA ASISTENCIA DE LAS PARTES, QUE SON JUEZ, MINISTERIO PUBLICO. FISCAL, IMPUTADO, SU DEFENSOR Y VICTIMAS, SE DEJA CONSTANCIA QUE ESCUCHADA LAS AUDIENCIAS PRELIMINARES, SE ENCUENTRA QUE LAS MISMAS SE SURTIERON DE FORMA VALIDA, Y EL ALLANAMIENTO SE HIZO RESPETANDO LOS DERECHOS Y GARANTIAS DEL IMPUTADO Y ESTANDO EN PRESENCIA DE SU DEFENSA TECNICA; SE DA TRASLADO CONFORME AL ART. 447 DEL C.P.P. (INDIVIDUALIZACION DE LA PENA Y SENTENCIA).
· EL DESPACHO (JUEZ DE CONOCIMIENTO) PROCEDE A EMITIR EL FALLO Y RESUELVE CONDENAR AL ACUSADO A UNA PENA PRINCIPAL QUE ES PRISION SEÑALANDO EL TIEMPO QUE LE CORRESPONDA COMO AUTOR RESPONSABLE DEL DELITO; CONDENAR AL ACUSADO DE ANOTACIONES PERSONALES Y CIVILES YA REFERIDAS, A LA PENA ACCESORIA DE INHABILITACION PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS Y FUNCIONES PUBLICAS. SEÑALAN QUE EL ACUSADO NO SE HACE MERECEDOR A LA SUSPENSION CONDICIONAL DE LA EJECUCION DE LA PENA NI A LA PRISION DOMICILIARIA COMO SUSTITUTIVA DE LA PRISION, DEBIENDO EN CONSECUENCIA PAGAR LA PENA IMPUESTA EN EL ESTABLECIMIENTO CARCELARIO QUE PARA TAL EFECTO DETERMINE EL INPEC. EN FIRME ESTA PROVIDENCIA.
LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENE UNA CARPETA DE UN CASO CRIMINAL, SE VAN ANEXANDO A MEDIDA QUE VAN LLEGANDO Y SE ENUMERAN CADA UNO DE SUS FOLIOS; ES DE SEÑALAR QUE EN LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SE DILIGENCIA VARIOS TIPOS DE FORMATOS DEPENDIENDO LOS DIFERENTES PROCESOS Y SUBPROCESO; EN EL PROCESO PENAL APROXIMADAMANTE EXISTEN 35 FORMATOS QUE ESTAN EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD EN LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL.
EN LA CARPETA PUEDE COMPRENDER FORMATOS DE OTROS PROCESOS Y SUBPROCESOS, POR EJEMPLO PROCESO DE ATENCION AL USUARIO, SUBPROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES. ACLARAMOS QUE CADA CASO ES PARTICULAR Y NO SIEMPRE VA SER IGUAL, ENTONCES EXISTE VARIACIONES DE LOS DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN PERO ES IMPORTANTE DECIR TAMBIEN QUE LOS FORMATOS QUE SE DILIGENCIAN SON LOS MISMOS, QUE PUEDEN SER ACTUALIZADOS POR LA ALTA GERENCIA O POR QUIEN CORRESPONDA, ES DECIR HAY VERSIONES; ESTO EN EL NUEVO “SISTEMA PENAL ORAL ACUSATORIO” QUE SE MANEJA EN COLOMBIA.
TENIENDO EN CUENTA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION HAY UN BIT EN INTRANET PAGINA WEB INTERNA DE LA FGN DONDE SE PUEDE CONSULTAR MANUALES DE CALIDAD, PROCEDIMIENTOS (OBLIGATORIOS NTC GP 1000, POR PROCESOS ISO IEC 17025), PROTOCOLOS, GUIAS, FORMATOS, INSTRUCTIVOS, ADMINISTRACION DE RIESGOS Y LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTACION EXTERNA Y NORMATIVIDAD, CARACTERIZACIONES Y SERVICIO NO CONFORME.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)